
Je hebt de knoop doorgehakt: je gaat deelnemen aan een beurs. Dat kan een hele stap zijn! Vooral als je dit nog niet eerder hebt gedaan. Maar hoe begin je hiermee? Wat moet je doen? Wat hebben wij van jou nodig? Maar ook als je eerder deel hebt genomen aan een beurs, is het fijn om alle stappen op een rijtje te hebben. We helpen je graag.
Voorbereiding
Voordat je begint met het schrijven van de briefing zijn er een aantal dingen die je voor jezelf duidelijk moet hebben. Dit helpt jou om een duidelijke briefing te schrijven die ons helpt om een passend ontwerp te maken.
- Wat is de doelstelling van de stand?
- Wat voor stand hebben we op de beurs?
- Wat is de doelgroep van de beurs?
- Wat is het budget?
Doelstelling
Wat wil je met jouw bedrijf bereiken op de beurs? Wil je nieuwe klanten werven of gaat het meer om bestaande relaties te spreken? Is er een nieuw product dat geïntroduceerd wordt? Is er een nieuwe service waar de wereld kennis mee moet maken? Dit zijn belangrijke elementen van een goede briefing. Aan de hand van deze elementen weten onze ontwerpers welke richting zij op moeten denken met het ontwerp.
Type stand en afmeting
Op een beurs heb je verschillende soorten stands. Er zijn eiland-, tussen-, kop- en hoekstands. Elk type stand heeft zijn eigen voor- en nadelen. De keuze voor een type stand hangt af van jouw bedrijf en doelen. Het beschikbare budget speelt hier ook een rol in. Bepaalde type stands zijn duurder dan anderen. Heb je een type stand gekozen? Dan bepaal je de gewenste afmeting. Hoe groter de stand, hoe meer budget er voor de stand vrijgemaakt dient te worden.
Wat is de doelgroep van de beurs?
Er zijn verschillende soorten beurzen. Er zijn publieksbeurzen en vakbeurzen, elk met een totaal andere doelgroep. Het is verstandig om te weten wat de doelgroep is van de beurs waar je aan gaat deelnemen. Dit zal ook verschil maken in het ontwerp van de uiteindelijke stand.


Last but definitely not least: Wat is het budget?
Voor we kunnen beginnen aan een ontwerp van een stand, hebben we een budget nodig. Het budget wordt vaak over het hoofd gezien, terwijl het juist de basis is van een goed ontwerp. Er is een enorm verschil tussen een stand van €6.000 en €150.000. Daarom is het uiterst belangrijk om goed na te denken over het beschikbare budget.
Je wilt dat de stand waarmee je op de beurs staat, jouw huisstijl draagt en direct herkenbaar is voor bezoekers. Je stand moet niet alleen kosten, maar juist opleveren! En je wilt niet voorbij gelopen worden door (potentiële) nieuwe klanten. Je wilt juist opvallen en uniek zijn. Daar kunnen wij bij helpen.
De briefing voor de standbouwer.
Aansluitend op de voorbereiding komt het samenstellen van de briefing voor de standbouwer. In deze briefing is het belangrijk om de volgende punten te vermelden:
- Wat doet je bedrijf en waar sta je voor? (Denk hierbij aan klimaat, groen, innoverend, etc.)
- Hoe wil je bezoekers ontvangen? (Gesprek aan statafel of afgesloten ruimte?)
- Presenteer je een product of dienst? Hoe groot moet de presentatie zijn?
- Wat is de locatie en afmeting van de stand?
- Delen jullie een gadget uit? Is hier een ruimte voor nodig?
Wij ontvangen, naar de uitgebreide briefing, ook graag het logo wat gebruikt zal gaan worden op de stand. Wanneer er een handleiding is van de beurs, ontvangen we deze ook graag. Hier worden vaak bouwvoorschriften en richtlijnen in besproken, waar wij ons aan dienen te houden tijdens het ontwerp.
De briefing is opgesteld. Wat nu?
Wanneer wij de briefing hebben ontvangen, zullen we deze aandachtig lezen. Aan de hand van de briefing zullen we een eerste ontwerp maken. Tijdens het ontwerpen zal rekening gehouden worden met je wensen en het budget. Wanneer wij klaar zijn met het ontwerp, dan zal deze gepresenteerd worden. Hierna bespreken we jouw feedback en verwerken we eventuele aanpassingen in het definitieve ontwerp. Aan de hand van het eventuele gewijzigde ontwerp zullen wij terugkomen met een passende offerte.

Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een briefing
We weten als geen ander dat het lastig kan zijn om een goede briefing samen te stellen. We komen dan ook vaak deze veelgemaakte fouten tegen.
- Geen of onrealistisch budget: Zonder budgetindicatie is het lastig een passend ontwerp te maken.
- Te weinig informatie over doelgroep of doelstelling: Een stand voor nieuwe klanten vraagt om een ander ontwerp dan een stand voor relatiebeheer.
- Onduidelijke wensen of last-minute wijzigingen: Hoe concreter je briefing, hoe sneller en efficiënter het proces verloopt.
Door bovenstaande fouten niet te maken zijn we beiden beter voorbereid op het maken van een passend ontwerp.
Een goed doordachte briefing is de basis van een succesvolle beursdeelname. Hoe beter de briefing, hoe sterker jouw stand! Twijfel je over bepaalde details in je briefing? Wij denken graag met je mee. Stuur ons een bericht en we helpen je op weg.